Datenschutzerklärung
Microsoft Teams
Microsoft Teams
Personenbezogene Daten (nachfolgend zumeist nur „Daten“ genannt) werden von uns nur im Rahmen der Erforderlichkeit sowie zum Zwecke der Bereitstellung einer funktionsfähigen und nutzerfreundlichen digitalen Zusammenarbeit in Microsoft Teams, inklusive seiner Inhalte und der dort angebotenen Leistungen (nachfolgend zumeist nur „Services“ genannt) , verarbeitet.
Gemäß Art. 6 Ziffer 1. lit. b) der DSGVO verarbeiten wir die Daten, die für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen bzw. nach Art. 6 Ziffer 1. lit. a) der DSGVO die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat.
Gemäß Art. 4 Ziffer 1. der Verordnung (EU) 2016/679, also der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend nur „DSGVO“ genannt), gilt als „Verarbeitung“ jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung informieren wir Sie insbesondere über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit wir entweder allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden. Zudem informieren wir Sie nachfolgend über die von uns zu Optimierungszwecken sowie zur Steigerung der Nutzungsqualität eingesetzten Fremdkomponenten, soweit hierdurch Dritte Daten in wiederum eigener Verantwortung verarbeiten.
Unsere Datenschutzerklärung ist wie folgt gegliedert:
- Informationen über uns als Verantwortliche
II. Rechte der Nutzer und Betroffenen
III. Informationen zur Datenverarbeitung
I. Informationen über uns als Verantwortliche
Verantwortlicher Anbieter dieses Services im datenschutzrechtlichen Sinne ist:
Scio GmbH
Dr. Klaus Daniel
Nürnberger Straße 49
91052 Erlangen
Deutschland
Telefon: 09131 5302160
Telefax: 09131 5302166
E-Mail: datenschutz@scio.eu
II. Rechte der Nutzer und Betroffenen
Mit Blick auf die nachfolgend noch näher beschriebene Datenverarbeitung haben die Nutzer und Betroffenen das Recht
- auf Bestätigung, ob sie betreffende Daten verarbeitet werden, auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (vgl. auch Art. 15 DSGVO);
- auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (vgl. auch Art. 16 DSGVO);
- auf unverzügliche Löschung der sie betreffenden Daten (vgl. auch Art. 17 DSGVO), oder, alternativ, soweit eine weitere Verarbeitung gemäß Art. 17 Abs. 3 DSGVO erforderlich ist, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe von Art. 18 DSGVO;
- auf Erhalt der sie betreffenden und von ihnen bereitgestellten Daten und auf Übermittlung dieser Daten an andere Anbieter/Verantwortliche (vgl. auch Art. 20 DSGVO);
- auf Beschwerde gegenüber der Aufsichtsbehörde, sofern sie der Ansicht sind, dass die sie betreffenden Daten durch den Anbieter unter Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verarbeitet werden (vgl. auch Art. 77 DSGVO).
Darüber hinaus ist der Anbieter dazu verpflichtet, alle Empfänger, denen gegenüber Daten durch den Anbieter offengelegt worden sind, über jedwede Berichtigung oder Löschung von Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung, die aufgrund der Artikel 16, 17 Abs. 1, 18 DSGVO erfolgt, zu unterrichten. Diese Verpflichtung besteht jedoch nicht, soweit diese Mitteilung unmöglich oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist. Unbeschadet dessen hat der Nutzer ein Recht auf Auskunft über diese Empfänger.
Ebenfalls haben die Nutzer und Betroffenen nach Art. 21 DSGVO das Recht auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der sie betreffenden Daten, sofern die Daten durch den Anbieter nach Maßgabe von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden. Insbesondere ist ein Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung statthaft.
III. Informationen zur Datenverarbeitung
Ihre bei Nutzung unseres Services verarbeiteten Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, der Löschung der Daten keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen und nachfolgend keine anderslautenden Angaben zu einzelnen Verarbeitungsverfahren gemacht werden.
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nutzen wir IT-Systeme, die wir durch einen Dienstleister betreiben lassen. Für die oben beschriebenen Zwecke werden die für den Zugang und Nutzung notwendigen Daten gemäß Vorgabe des Drittanbieters erhoben.
Wir nutzen Microsoft 365 (nachfolgend zumeist nur „MS365“ genannt) und Microsoft Teams nachfolgend zumeist nur „MS Teams“ genannt) für Telefonkonferenzen, Online-Meetings und/oder Videokonferenzen, die Chatfunktion sowie MS365 Produkte für die Online-Zusammenarbeit in Dateien sowie den Austausch der Dateien.
Microsoft Ireland Operations Limited ist der Datenschutzvertreter von Microsoft für den Europäischen Wirtschaftsraum und die Schweiz. Der Datenschutzbeauftragte von Microsoft Ireland Operations Limited kann unter folgender Adresse erreicht werden:
Microsoft Ireland Operations, Ltd.
Attn: Data Privacy
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18, D18 P521, Ireland
Bei der Nutzung von MS Teams sowie MS365 werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ bzw. bei der Nutzung der weiteren Funktionen machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
- Angaben zum Benutzer: Anzeigename, E-Mail-Adresse, bevorzugte Sprache, Profilbild (optional)
- Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, MeetingID, Ort
- Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. In diesem Fall werden, die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen.
Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über MS Teams abschalten.
Sollte keine vertragliche Beziehung zu Ihnen bestehen, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO. Hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Bei der Nutzung von MS 365 bzw. MS Teams kommt es teilweise zu einer Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer außerhalb der EU (i. d. R. USA). In diesen Drittländern herrscht kein angemessenes Datenschutzniveau und es können keine geeigneten Garantien für den Schutz Ihrer Daten gegeben werden (fehlende Durchsetzbarkeit von Betroffenenrechten und mögliche, unverhältnismäßige Zugriffe staatlicher Stellen auf Ihre Daten).
Im Rahmen der Microsoft-Lizenzverträge werden die EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Alle Daten werden während der Übermittlung und Speicherung verschlüsselt.
Wenn Sie der Verarbeitung der o.g. Informationen nicht zustimmen, können Sie den Dienst nicht nutzen.
Wenn Sie keine Übermittlung Ihrer Daten in Drittländer wünschen, können Sie den Dienst nicht nutzen.
In Anlehnung an die Muster-Datenschutzerklärung der Anwaltskanzlei Weiß & Partner